サークルの運営は難しい?幹事が楽しくなるちょっとしたコツ

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いつもご覧頂きありがとうございます。

今回は学生さんや社会人の方で新規でサークルを立ち上げようと考えている方や、既にサークルのリーダー・幹事で運営に悩んでいる方向けに書きました。

私もかれこれ5年以上スポーツ系の社会人サークルを運営しています。

全くのボランティアですが、やりがいも感じています。

その半面、サークルは、会社ほどではないですが、様々な人が集まる集団なので、確かに難しい側面もないわけではありません。

そこで、5年間とさほど長くはないですが、運営をして感じたことや考えたことなどを書いてみました。

サークルの幹事をすること・メリット

メリット

実はあんまりメリットなどは考えたことがないですが、しいて言えば以下のようなメリットが生まれるように思います。

人との繋がりが増える

とにかく、私がサークルを運営していて一番大きいと思うのはこの点ですね。

人の輪が拡がり、人生が豊かになるように思います。

特にサークルの場合は、会社のように利害関係があまりないので、横のつながりが出来やすいのが良いですね。

交友関係が広がり、いろんなイベントなどをやる際や、困った時に助け合えるなどの副次的なメリットも発生しやすくなるように思います。

人について学ぶことができる

サークルに参加する人は十人十色で、自分とは全く考えの異なる人もいます。

そんな人たちと接し、サークルの組織として、ひとつにまとめあげることの難しさを知り、人について多くを学ぶことができます。

また、色んな職種や年齢の人と知り合えるのも良いと思います。

実際に仕事のことは話をしたりすることはありませんが、たまに仕事に繋がることもあります。

実際にいろんな人を幹事の立場で見ると、いろんなタイプの人間がいるんだな~と改めて気付かされます。

経験が増える

組織を動かす経験というのは、なかなか普段経験できないことなので、良い経験になるのは間違いないです。

また、運営側に回ることで、組織を上手に運営することがいかに難しいことかを理解できるようになります。

例えば、会社や団体などの運営状況を、運営者側の視点で見れるようになるので、いい勉強になるとも思います。

参加者としての視点とは別に、運営者としての視点が増えるという感じですね。

人を見た目で判断してはいけないということ

最初はこの人あんまり好きじゃないな~と思って毛嫌いしていても、実は後から仲が良くなるケースが今まで何度かありました。

人を見た目だけで判断するのはいけないと学びました。

直感を信じることも必要ですが、やはり人は接してみないとわからないことも多いと思います。

固定観念で判断してはいけないのだなということを改めて学びました。

サークルを運営して学んだこと・ヒント

ヒント

会社ではないけれど、やっぱり社会性が必要

サークルは会社などの組織とは異なり、非営利の団体であることがほとんどだと思います。

ただ、やはり、一般的な社会のルールに基づき運営し、自分勝手な行動をする人を受け入れないことも時に大切だと思います。

そうじゃないと、好き勝手なことをする人が出ると、周囲まで迷惑を被ることになりかねず、サークルの雰囲気も悪くなってしまいます。

何度も他人に迷惑をかける人には厳しい態度で接することも時には必要です。

すべてを自分で背負わない

幹事が全部自分でやってしまうと、拡がりもできませんし、サークルのメンバーは運営者一人の意思しか尊重されていないと感じてしまいます。

時には人に任せることで、人の自尊心も高まりますし、何よりメンバーもサークルに対する愛着も湧きやすいです。

運営者は、メンバーの個性や立場を見極めて、ある程度役割を与えた方が良いように思います。

サークルのメンバーに負担をかけ過ぎない

サークルのメンバーは四六時中サークルのことを考えているわけでもなく、学業や仕事、プライベートなどで忙しい人たちです。

むしろ息抜きで参加している人が多いです。

メンバーには気持ちや金銭的な負担をかけ過ぎないことが大切です。

時には決断が必要

決断

何かを決める際に、メンバーにお伺いばかり立てていると、「この人頼りない」と思われてしまいます。

決める時は決める『決断力』も必要です。

ただし、人の意見を全く無視して、独断で物事を決めてしまうと非難されることもあるので、必ずみんなのいる前で、一度そのことに関して話をしておくことも大切です。

サークルのリーダーだからといって、何でも勝手に決めてしまっていいわけではありません。

聞く耳を持つ

決断する際も、メンバーの意見も聞き入れ、取り入れながら、決めるのがポイントです。

ただ自分勝手な決断ではなくて、メンバーがどのように思っているのかをしっかり聞いた上で、着地点を見つけることが大切です。

サークルの幹事は特に、経験があっても謙虚に人の言葉に耳を傾けることが非常に大切です。

聞く耳を持たないと、人が段々離れていってしまいます。

コミュニケーションをマメに取る

メンバーとの心の距離が遠いと、意思の疎通ができなくなり、良い組織になりません。

できるだけ、顔を合わせた時には声をかけ、会話を楽しむことも大切だと思います。

メールやSNSはあくまでツールなので、実際に顔を合わせた時に、会話をすることが大切です。

年に数回、飲み会やイベントを開催すると、メンバー同士のコミュニケーションが取れてサークル自体の雰囲気も良くなります。

急に大きな組織にしない

組織を大きくする場合は、信頼できる幹部のような人が必要。

まずはお互いに信頼関係を築き、目的に合わせた組織の大きさにするのが良いと思います。

メンバー募集でSNSなどを活用するのは良いですが、誰でも簡単に入れていたら、飲み会だけに参加する人が増えるような烏合の衆になりかねません。

メンバーの募集もある程度慎重にやる方がベターかと思います。

急に大きくなった組織は、崩壊しやすいです。

実際にそういう例も何度か見ました。

信頼関係を高めながらゆっくりと人を増やすことが肝要です。

えこひいきしない

自分の好きな人だけで組織を固めない。

いろんな意見を受け入れ、好き嫌いをしないことは非常に大切です。

色んな人がいて、いろんな意見があることが実は大事なことだったりします。

すべての人が同じ気持ちとは限らない

幹事としては、みんなが同じ方向に向いてくれているのがいいと思いますが、すべての人が同じ方向に向いていることは稀で、むしろ考え方は多様という気持ちでいた方が気が楽です。

それに、違う考え方を持っている人がいた方が、サークルは多様性があり、楽しくなるということも考えられます。

違いを受け入れることも時には必要です。

ただし、先述の通り、協調性がない人、勝手な行動をする人の対処は、サークルの雰囲気にも関わるので、時として毅然とした態度が必要になる場合もあります。

相談に乗ってくれる人を持つ

幹事は、他の人と立場が違うので、相談できる適切な人がなかなか見つからない場合もあります。

特に運営において悩んだ時に、相談に乗ってくれる人がいることは大切なことです。

何かトラブルがあった時などに対処できるヒントをくれたり、助けてくれたりする人がいることは大変ありがたいです。

会計は透明性が大事

会計

サークルに限らずですが、お金に関してはしっかりしておくべきです。

できるだけ、毎年会計報告を行い、どれくらいのお金が今あるのかを明らかにしておいた方が、メンバーにとっても安心です。

私の場合は、余ったお金はイベントや飲み会の会費に充てたりしています。

ただ、その時も公平性を重視しながら、メンバーに承諾を得てから充てるようにしています。

昔、所属していたサークルが自然崩壊して、幹事がドロンしてお金の行方がどこに行ったかわからないことがありましたが、大きな額ではなかったですが、今でもどうなっているんだろうと?ふと思うことがあります。

飲み会を開く

飲み会

定期的に飲み会を開催するのも大事です。

私も年に2回ほど飲み会をやるようにしています。

場合によっては、合宿なども開催します。

人は何度も会話することで心を開くので、飲み会はとても大切なコミュニケーションの場だと思います。

会話を通して、よりよいサークルの運営ヒントも得られることもあります。

飲み会に関しては、ドタキャンなども起こりうるので、その点に関しては考えておく必要もあります。以下に飲み会のドタキャンについての記事を書きました。

幹事の立場で飲み会のドタキャンを考える

サークル運営する際のたったひとつのコツ

運営の『理念』を明確にすること

理念

いろいろと大事なことはあると思いますが、これが最も大切なことと言えると私は思います。

というのも、サークルの運営者の方針がその時その時でコロコロと変わったら、サークルに参加する人もついていけなくなるからです。

また、サークルに参加する人も、運営の理念に、自分の考えがそぐわない場合は自然と離れていくことになります。

そのための基礎となるのが『理念』です。

私利私欲に走らず、とにかくサークルに参加する人が楽しめるように務めることが、サークル運営の秘訣であり、それができれば、そうそう組織が潰れることはないと思います。

もし、仮に運営者が転勤や家庭の事情などで運営できなくなっても、他の人がその理念を引き継いで運営することができるので、サークル自体は存続でき、メンバーも心変わりすることも少ないと思います。

運営者が他の人に変わる際のポイントは、『サークルを引き継ぐ人が、運営の理念をしっかり理解し継承すること』ですね。

会社の経営などでも同じことが言えますね。

まとめ

運営者にもいろいろと個性があると思うので、一概にこれが正しいとは言えない部分もあります。

それぞれの個性に合った運営方法でいいと思います。

型にはめようと思っても、人がやることなので、絶対これが正しいという方法はないと思います。

運営者(幹事)は出来る限り、サークルの中心でありながらも、黒子(くろこ)となって、メンバーを楽しませることに全力をあげることが大切なことではないかと思います。

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にちこれブログについて

にちこれブログを書いている人

筆者:40代男 一児の父

居住:福岡県

20代前半にアジア一人旅(4ヶ月)をしました。その時滞在した国は11カ国。その後、2001年から海外移住(タイ)生活を3年半ほど経験。伸び盛りのアジアの国々を肌で体感しました。ウェブのことは2001年から友人のドイツ人の家に入り浸って習得。趣味はテニスです。

ITを使った在宅ワーク(物販・コンテンツ制作・ITサポート)を始めて10年以上になります。

福岡で自営業や起業家・副業向けの『ちょいビズ』意見交換会・勉強会を開催中です。

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