飲み会のドタキャンを考える 幹事の立場

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この記事は、飲み会の幹事を何度も経験しているブログ筆者本人の体験談です。

ドタキャンしてしまった人・ドタキャンしようと思っている人も是非読んでください。

新年会、忘年会、歓送迎会、コンパ(合コン)など、いろんな飲み会がありますが、急に行けなくなることってありますよね。

私もこれまで何度となく飲み会の幹事をやりましたし、今でも年に数回は必ず飲み会やイベントの幹事をしています。

正直、『当日のドタキャン』は非常に頭を悩ませます。『幹事の立場』からすると、当日のドタキャンは、想像以上に厄介な問題なんです。

私もすべてのドタキャンが悪いとは思いません。

病気や突発的な用事もあるでしょう。不測の事態はいつどこで起こるかわかりません。

以下、私の経験した、飲み会のドタキャンでよくある例と、感じたことを書いてみたいと思います。

幹事の立場とドタキャンする側の立場の両方で書いているので、ご参考になさってください。

ドタキャンで幹事は何が困るのか?

飲み会

まずは幹事の立場からアプローチしてみます。

幹事をしていて、ドタキャンされて何が困るのか。

居酒屋の席の予約はもちろんのこと、料理のコースの予約をいれているわけで、当日キャンセルする場合は、キャンセル料が全額掛かることが多いです。

当然、お店もその日のために、食材を用意しているので、こちらも無理にキャンセルのお願いはできないことが多いです。

その場合は、キャンセル料・会費は、幹事負担か、飲み会に参加している人全員の負担になります。もしくは、キャンセルした人に負担してもらいます。

誰が払っても、あんまりいい気分にはなれないですね。

このようにドタキャンに関して、幹事の精神的な負担は実は意外に大きいです。

飲み会をドタキャンする理由いろいろ

お酒

幹事の私がいままで経験した参加者のドタキャンの理由は、以下のような感じです。

病気でキャンセル

風邪などの病気、体調が悪いという理由でのキャンセル。

特に冬場は多いです。

これは致し方ない。人に風邪をうつすよりはいいですよね。

ただ、仮病の場合、バレたら信用を失う可能性もあります。

急な用事でキャンセル

仕事や急な来客はやはり致し方ないですね。

ただ、あらかじめ、その用事を想定できなかったのかという疑問点もないことはないですね。

仕事や来客がありそうな場合は、前日までに幹事にその旨を伝えておくと良いと思います。

連絡は早いに越したことはないと思います。

行く気がしないという理由でのキャンセル

同情したい点もあります。

私もすべての飲み会に参加したいわけでもないですし、できるだけ仲の良い人たちと楽しく飲みたいものです。

気を使いながら飲むお酒よりも、仲良い人と飲む方が良いですよね。

会社でどうしても出席しないといけない飲み会などは、もしかすると乗り気がしないかもしれないですね。

幹事があなたの気持ちを汲み取れる人ならドタキャンも可能性としてはないとは言えないですね。ただ幹事がそういう人でない場合は、キャンセルしない方が良いかもしれません。

連絡なしでの欠席・音沙汰無し

連絡なし

実際に連絡なく欠席の事例もありました・・・。

キャンセルの連絡が当日になっても来ないまま、本人が飲み会に来ない場合は、幹事としては、まず、その人の身に何かあったんじゃないか?と思います。

交通事故にあったんじゃないのか、携帯が故障して連絡が取れなくなっているのではないか、風邪で寝込んでいるんじゃないかと考えます。

もし、上記のような理由で連絡が取れなかったのなら、後日、話をきちんとすれば解決できない問題ではないですね。

一番ひどい例は、こちらからメールしても返事もなく、その後、彼は音信不通になりました。

これは完全に『アウト』ですね。

幹事は、次にどこかでこの人に会っても、話しかけることもないはずです。

ドタキャンした本人の方が気まずい思いをするはず。

人間関係で、自分で自分の首を締めないようにしないといけないですね。

ドタキャンしてしまった時の対応は?

AB

とにかく、理由はなんであれ幹事に誠実に謝ること

お詫びのメールやLINEでもいいですが、電話の方が誠意が伝わるかもしれないです。

幹事に会う機会があれば、そこでもう一度ちゃんと申し訳なかったことを伝えることが大切ですね。

苦しい言い訳は逆効果だったりします(だいたいバレる)。

また開き直ったような態度はもちろんNG。

理由をしっかり伝えれば相手も理解してくれることもあると思います。

もしキャンセル料が発生している場合は、そのお金・会費を幹事が立て替えている場合は、ドタキャンした側が支払う方が後々の関係のためにいいのではと思います。

まとめ(ドタキャンしてしまった人)

とにかく理由はどうであれ、幹事には誠実に謝りましょう。

キャンセルしたことで、費用が発生したかどうかを幹事に確認しておいた方が、後々の付き合いのこともあるので良いと思います。

もし、幹事やメンバーがドタキャンした人の分まで負担しているようですと、後々あんまり良い関係が保てないかもしれません。

せっかくの飲み会なので、良い人間関係を保ちたいものです。

幹事をした際にイラッとするのは、ドタキャンそのものよりも、その後の相手の態度や対処の仕方だったりします。

たった一度のドタキャンで良好な関係が崩れないよう細心の注意を払いましょう。

幹事におわびをする

断る

ドタキャンしてしまった時は、幹事や必要なら参加者にお詫びの気持ちを、言葉や行動で示した方が良いと思います。

以下は、飲み会幹事向けです。

ドタキャンした時の断り方や謝り方を考えている方もご参考になさってください。

ドタキャンに対する対策と対応(幹事向け)

経験則から、個人的には、「飲み会にドタキャンはある」ものと、ある意味割りきって考えています。

ドタキャンで、当日、料理のキャンセルができない場合のために、皆にお金をあらかじめ多めに徴収して、後で皆に返金などの対策も必要かもしれないです。

ただし、その場合は、みんなにお金を徴収する明確な理由を告げて納得してもらわなくてはいけません。これも正直、大変ですね。

さすがに、大変な役回りをしたのに、キャンセル料を自腹までしなくてはいけないとなると悔しいですよね。

また、連絡メールなどにキャンセルした場合は、キャンセルした人が実費負担するように書いておくことも大切だと思います。

ドタキャンが度重なる人

たいした理由もなくドタキャンしそうな雰囲気の人っていうのも、少しづつ経験からわかるようになりました。

大抵が、時間にルーズであるか、連絡が遅い人、連絡しない人。

幹事としては、日頃から、その人のおこないを見ておきます。

何かドタキャンしそうな雰囲気だなと感じたら、予防線を張っておくのも幹事の役目だと考えるようになりました。

(面識がない場合などはこれに当てはまりませんが)

ただ、ドタキャンや連絡が遅いなど、態度に問題が多いと、徐々に信用しにくくなるのも心情ですね。

人間関係は信用第一だと思うので、ドタキャンが癖のある人は損しているな~と感じます。

まとめ(幹事向け)

まとめ

ドタキャンって、一言でいってもいろんな状況も加味しないといけないので、割と難しいお題です。

ドタキャンの理由はいろいろあるので、幹事もそのことについては寛容に対処したいところです。

幹事は大変な役回りではありますが、トラブルに対処する機会、人を見る目を養う機会にもなるので、失敗をめげずに経験することをおすすめします。

いろんな人間がいるということや、人が集まるといろんなことが起こるということに気づくきっかけにもなります。

それに、せっかくの楽しい飲み会なので、ドタキャンがあっても動じずに(私はいまでも動じますが・・・)、飲み会を成功させられれば、場の雰囲気も良くなり、絆も深まるはずです。

幹事を引き受けたら、めげずに立ち向かいましょう。

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にちこれブログについて

にちこれブログを書いている人

筆者:40代男 一児の父

居住:福岡県

20代前半にアジア一人旅(4ヶ月)をしました。その時滞在した国は11カ国。その後、2001年から海外移住(タイ)生活を3年半ほど経験。伸び盛りのアジアの国々を肌で体感しました。ウェブのことは2001年から友人のドイツ人の家に入り浸って習得。趣味はテニスです。

ITを使った在宅ワーク(物販・コンテンツ制作・ITサポート)を始めて10年以上になります。

福岡で自営業や起業家・副業向けの『ちょいビズ』意見交換会・勉強会を開催中です。

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